System klasy EZD to kategoria oprogramowania zdefiniowana w przepisach o informatyzacji — jego stosowanie ma być obowiązkowe dla podmiotów publicznych od 2029 r. EZD RP to konkretny produkt z tej kategorii — bezpłatny, rozwijany przez NASK PIB, udostępniany jednostkom administracji. Mylenie tych dwóch pojęć prowadzi do błędnych decyzji wdrożeniowych i nieprawidłowej komunikacji do kierownictwa.
Definicje
| Pojęcie | Co oznacza | Status prawny |
|---|---|---|
| System klasy EZD | Kategoria oprogramowania spełniającego wymagania prawne dla elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych | Wymóg stosowania od 2029 r. |
| EZD RP | Konkretny system klasy EZD wytwarzany i udostępniany bezpłatnie przez NASK PIB | Jeden z dostępnych systemów spełniających wymóg |
| EZD PUW | Starsza generacja systemu klasy EZD (Podlaski Urząd Wojewódzki) | Również system klasy EZD, spełnia wymóg 2029 |
| Komercyjny EZD | Systemy płatne dostawców komercyjnych spełniające wymagania klasy EZD | Spełniają wymóg, jeśli zgodne z definicją klasy EZD |
Co dokładnie jest obowiązkiem
- Obowiązek: stosowanie systemu klasy EZD od 2029 r. przez podmioty publiczne realizujące zadania administracji
- Nie jest obowiązkiem: wybór konkretnego produktu (EZD RP, EZD PUW, komercyjny X)
- Nie jest obowiązkiem: publiczny SaaS EZD RP — to jeden z dostępnych modeli udostępnienia EZD RP
- Nie jest obowiązkiem: korzystanie z chmury Ministerstwa Cyfryzacji
Kryteria, które definiują system klasy EZD
System klasy EZD musi obsługiwać kluczowe procesy kancelaryjne i archiwalne. Najważniejsze elementy:
- RPW — Rejestr Przesyłek Wpływających z metadanymi i numerem sekwencyjnym
- Sprawy — prowadzenie w oparciu o JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt)
- Dekretacja — formalne przekazanie sprawy/dokumentu pomiędzy stanowiskami
- Podpis elektroniczny — wsparcie dla podpisów kwalifikowanych (PAdES, XAdES)
- Archiwizacja — paczki zgodne z formatem ADE do przekazania do AP
- Integracja z e-Doręczeniami — obowiązkowe od 2025 r.
- Integracja z ePUAP — w okresie przejściowym
- Audytowalność — pełna ścieżka audytu (kto, kiedy, co)
- Bezpieczeństwo — zgodność z KRI, ochrona danych osobowych (RODO)
Porównanie dostępnych opcji
| Aspekt | EZD RP | EZD PUW | Komercyjny EZD |
|---|---|---|---|
| Licencja | Bezpłatna (NASK PIB) | Bezpłatna (PUW) | Płatna |
| Producent | NASK PIB | Podlaski Urząd Wojewódzki | Firma komercyjna |
| KSeF integracja | Natywna (od 2026) | Dostępna (instalacja) | Zależnie od dostawcy |
| e-Doręczenia | Natywna w wersji A | Dostępna w wersji B | Zależnie od dostawcy |
| API REST | Otwarte, Swagger v2 | Ograniczone | Zależnie od dostawcy |
| publiczny SaaS | Tak (Min. Cyfryzacji) | Nie | Nie |
| Wsparcie | NASK + społeczność | PUW + społeczność | Komercyjne |
| Spełnia wymóg 2029 | Tak | Tak | Tak (jeśli klasa EZD) |
Jak rozmawiać z kierownictwem
- Planowany obowiązek (według MC najwcześniej od 2029 r., przepisy jeszcze nieuchwalone): stosowanie systemu klasy EZD
- Wybór produktu jest decyzją jednostki — nie ma jednego narzuconego
- Bezpłatność EZD RP jest argumentem, ale nie jedynym (TCO uwzględnia wdrożenie, integracje, szkolenia, utrzymanie)
- Migracja z PUW lub innego systemu — wybór strategiczny, nie obowiązkowy
- Zamówienie publiczne na wdrożenie powinno specyfikować wymagania klasy EZD, nie konkretny produkt (chyba że jest podstawa)
- EZD RP — strona główna programu →gov.pl / NASKOficjalna definicja i status programu
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASKPełna dokumentacja systemu
- Podstawa prawna stosowania systemów klasy EZD
- Wymagania kancelaryjne dla systemów klasy EZD
Konsultacja: jak poprawnie zdefiniować wymóg klasy EZD w postępowaniu publicznym lub zarządzeniu kierownictwa.
Umów konsultacjęNajczęstsze pytania
Czy EZD RP będzie obowiązkowe od 2029 r.?
Nie konkretnie EZD RP — od 2029 r. przewiduje się obowiązek stosowania systemów klasy EZD. EZD RP jest jednym z dostępnych systemów klasy EZD i jest bezpłatny, ale wybór należy do jednostki.
Czy mogę dalej używać komercyjnego EZD po 2029 r.?
Tak, jeśli system spełnia kryteria klasy EZD. Sprawdź u dostawcy zgodność i, w razie wątpliwości, poproś o oświadczenie o zgodności z wymogami.
Czy EZD PUW spełnia wymóg 2029 r.?
Tak — EZD PUW jest również systemem klasy EZD, formalnie spełnia wymóg. Decyzja o migracji do EZD RP jest strategiczna, nie ustawowa.
Co zrobić, gdy dostawca komercyjny zarzuca, że tylko EZD RP spełnia wymóg?
To nieprawda — systemy klasy EZD są kategorią; każdy zgodny z wymaganiami spełnia obowiązek. Można to potwierdzić w komunikatach Ministerstwa Cyfryzacji oraz w dokumentacji ustawy o informatyzacji.